Das ist nicht neu, betrachtet man die kurze Entwicklung des Intranets: Am Anfang stand die alleinige Bereitstellung von Informationen. Irgendwann entdeckte die Geschäftsleitung das Intranet als Sprachrohr für Ihre Botschaften. Heute sollen die Mitarbeiter selbst mitreden: Teilnehmen statt teilhaben ist das Prinzip. Morgen, im Jahr 2015, soll das Intranet „Workplace“ werden – der Arbeitsplatz der Mitarbeiter.

Wie sieht diese Intranet-Vision praktisch aus?

Stellen wir uns einen Mitarbeiter namens Müller in fünf Jahren vor. Herr Müller meldet sich per Single-Sign-On an seinem Rechner an. Dort findet er alles, was er braucht:

• ein realtime Kommunikationstool
• eine Plattform, auf der er Dokumente gleichzeitig mit einem Kollegen bearbeiten kann
• einen Kalender, der ihm sagt, wann seine Kollegen Urlaub haben oder in Terminen stecken

Gegen Mittag wirft Herr Müller einen Blick in den Speiseplan und legt vor der Pause noch schnell eine Präsentation für sein Projektteam ab. Kurz vor 17 Uhr bekommt Herr Müller Besuch von seinem Kollegen aus der internen Kommunikation. Der fragt ihn: „Und, wie findest du das Intranet?“ Darauf Herr Müller: „Welches Intranet?“

Collaboration ist die Zukunft

Das Zauberwort heißt „Collaboration“. Dr. Jasmin Top, Managerin Corporate Messages bei der BASF Group bezeichnet den Begriff als „Buzzword“ – Schlagwort. „Collaboration“ ist das neue Trendwort der Branche. Jeder benutzt es, aber kaum einer weiß, was es bedeutet. Sie erklärt:

„Collaboration führt die verschiedenen Kommunikationsmittel wie Blog, E-Mail, Wiki etc. zusammen.“

Konkret heißt das: Die Tools im Intranet müssen zusammengeführt werden. Das ist in erster Linie ein technisches Problem. Womit wir beim Key-Learning des Intranet Summit 2010 wären: Die IT-Abteilung wird in Zukunft unser engster Verbündeter. Das bedeutet: Mit dem ITler kommunizieren, statt ignorieren.

Im Intranet 2.0 findet Kritik nicht mehr hinter geschlossenen Türen statt, Fehler werden offensichtlicher. Damit muss sowohl das Unternehmen als Ganzes als auch der Mitarbeiter als Person zurechtkommen. Deswegen habe ich die Grafik um die Begriffe Fehlerkultur und Kritikfähigkeit ergänzt. Meiner Meinung nach muss in einem Unternehmen, das ein erfolgreiches Intranet 2.0 etablieren will, auch ein Konsens über Mitbestimmung und Mitgestaltung herrschen. Da können sich in einigen Unternehmen breite Gräben auftun - das sieht Dennison wohl genauso:

“The power of social software is undeniable in the free, anarchic world of the global internet. But what happens when you bring these tools into the constrained, policy-driven, risk-averse world of the corporate intranet where the user population is small, where expressing oneself as an individual and on a personal level can feel threatening, and where management is watching your every move?” (Richard Dennison)

Der für mich wichtigste Punkt ist die Interessenslage des Top-Managements oder des Unternehmens: Kosten und Nutzen werden im Intranet weiter an Bedeutung zunehmen. Es ist nicht mehr vertretbar, dass Input und Output im unternehmensinternen Netz nicht oder gering beachtet werden. Die Fragen nach den Kosten des Intranets in Erstellung und laufendem Betrieb, aber auch die Suchzeiten oder sogar die Lesezeiten für schlechte Intranet-Texte spielen hier eine Rolle.

Eine kurze Betrachtung: Bei einem Intranet mit 1 Mio. Seitenabrufen (Page Impressions), bei denen Inhalte gelesen werden, spart ein Unternehmen durch verkürzte Texte, bessere Strukturen, scanbare Seiten etc. nur 10 Sek. je Leseprozess ein. Das ergibt 10 Mio. Sek. oder anders ausgedrückt 2778 Std. Bitte multiplizieren Sie diesen Wert mit dem internen Stundensatz für einen Sachbearbeiter – ich setze einfach einmal 40 EUR an – das ergibt einen Wert von rund 111.000 EUR.

Wie gesagt – ich gehe davon aus, dass eine gesamtheitliche Betrachtung des Kosten-/ Nutzen-Verhältnisses wichtiger wird. Diese Betrachtung ist nur eine der vielen Dimensionen, die in einem Kommunikations-Controlling zu berücksichtigen sind.

Darüber hinaus müssen jetzt Faktoren gefunden werden, die direkten Einfluss auf Produktivität oder Gewinne des Unternehmens haben. Studenten aufgepasst – ein Thema für Haus- und Abschlussarbeiten?

Heureka – die Suche im Intranet

Die Suche im unternehmensweiten Intranet ist in den meisten mir bekannten Intranets, aus Sicht der Anwender nicht gut gelöst. Die Suche im Intranet ist nicht mit der Suche im Internet zu vergleichen. Im einen Fall gibt es nur ein einziges richtiges Suchergebnis im anderen mehrere Millionen Ergebnisse. Und weil Sie wissen, wie schwierig es ist einen der vorderen Plätze in einer Internet-Suchmaschine zu ergattern, verstehen Sie auch Folgendes:

Statt teure Suchmaschinen zu kaufen ist es zielführender die Autoren als Schnittstelle der Informationen zum Anwender zu berücksichtigen. Vermitteln Sie die Erfordernisse des suchmaschinengerechten Schreibens. Das führt zu zufriedenstellenden Ergebnissen.

Die Darstellung der Suchergebnisse wird eine der weiterführenden Fragen für die Intranet-Suche sein.

Der Intranet-Anwender im Mittelpunkt der Intranet-Konzeption

Ein kleines Team aus 5 Mitarbeitern strukturiert das Intranet für einen Konzern mit mehreren tausend Angestellten – dieses Szenario gehört der Vergangenheit an. Die Berücksichtigung der Anwenderinteressen bei Inhalt, Struktur und Seitenaufbau (sowie weiteren Usability-Fragen) wird zum Konzeptions-Alltag in Intranets. Methoden wie Card-Sorting, Metalog, Eye-Tracking, Benchmarking und jährliche Anwender-Befragungen sind auf dem Vormarsch. Genau das halte ich für richtig.

Das Intranet gesteuert durch die Redaktion

Wer das Intranet als Teil eines wertschöpfenden Unternehmensprozesses sieht, der wird die Steuerung des Intranets als wesentliche Aufgabe verstehen. Der Intranet-Verantwortliche wird Technik und Inhalte gleichermaßen berücksichtigen und eine Intranet-Redaktion etablieren – mit eindeutigen Prozessen, Qualitätsansprüchen und der Verantwortung gegenüber dem Medium und seinen Stakeholdern.

Mobile Intranet – what’s next?

Blackberry- oder Smartphone-Anwender sind die treibende Kraft eines mobile Intranet. Der Zug rast nicht – er nimmt im Augenblick erst Fahrt auf. Sie haben noch nichts verpasst. Allerdings werden die Ansprüche größer. Es ist nur eine Frage der Zeit bis hier mehr zu leisten ist und Antworten auf die Fragen der Anwender zu geben sind. Davon bin ich fest überzeugt.

Web 2.0 – Wollen Mitarbeiter im Intranet 2.0 mitwirken?

Kein Kongress ohne den Anspruch Antworten zu diesem Thema zu geben. Ein kurzer Realitätscheck: Eine Fokusgruppe im Gespräch. Ich frage: “Wer liest privat oder beruflich ein Blog, ein Forum oder ähnliches?” und vertiefe “Für ihr Hobby beispielsweise – Tauchen, Radfahren, Hunde?” es strecken 4 von 25 Teilnehmern. Weiter gefragt: “Wer schreibt in einem Blog oder Forum?” niemand meldet sich.

Ein Unternehmen, das den Web-2.0-Gedanken im Intranet umsetzen will, braucht den Mitarbeiter 2.0. Wie der aussieht? Er kennt die professionellen Umgangsformen in einem Web 2.0-Tool, ist mit der Technik vertraut, identifiziert sich über ein bestimmtes Maß mit seiner Arbeit und dem Unternehmen über den Gehaltsanspruch hinaus und hat keine Hemmungen offen und demokratisch mit seinem Unternehmen umzugehen – und keine Probleme, wenn das Unterhemen sich genauso verhält.

Spätestens hier stelle ich die Frage: Will der Mitarbeiter das? Sind es so viele, daß ein Intranet 2.0 funktioniert?

Die Technik alleine reicht nicht aus – ich bin begeistert von einem Intranet 2.0 – wir konzipieren im Augenblick für viele Kunden – Wikis, Video-Casts oder interne Blogs – aber da stimmen die Bedingungen! Fazit: Hören wir auf Intranets zwanghaft mit Web 2.0 Anwendungen auszustatten und bringen wir das Intranet 1.0 auf die Höhe der Zeit.

Schöne Farben und tolle Technik

Design und Programmierung werden sich den Zielen unterordnen und nicht mehr Selbstzweck sein. Konzeptionen die mit der Vorgabe eines Systems starten sind altbacken – system follows function – wenn man so will.

So – ich hoffe auf Ihre Ergänzungen und bin sehr gespannt.

Zum Thema:

Trends im Intranet der Zukunft

Ich selbst spreche morgen – als (fast schon traditionell) letzter Sprecher - der Erfinder der intranet.days spricht das Schlusswort. Mein Thema: Redaktioneller Aufwand im Intranet 2.0 oder was kosten Blogs, Wikis und Co. im Intranet. Nicht die Technik sondern die laufende Betreuung und das Beantworten von Kommentaren. Ein wichtiger Bestandteil im Intranet-Controlling – ein Schwerpunktthema in Zürich auf dem Intranet Summit.

Mark-Steffen Buchele (aexea in Leipzig) moderiert morgen im Workshop wie über Kommunikations-Controlling im Intranet die Management-Awarness für das Intranet steigt. Diese Workshops sind bei Kongressmeda ein etabliertes und erfolgreiches Tool.

Leila Summa gibt in Ihrem Vortrag einen Rückblick auf das IntraWeb bei cablecom in der Schweiz. Für mich immer noch ein tolles Projekt – das Fazit von Leila: Lasst uns gemeinsam klug sein. Partizipation als höchste Stufe in der internen Kommunikation über dem Dialog angesiedelt  – das leistet nur ein Intranet 2.0. Und sie präsentiert konkrete Anwendungen, die nach Wertschöpfung im Unternehmen aussehen – sehr gut.

Die Kritiker starten nach der Kaffeepause. Die Telekom fragt nach dem Grund für Web 2.0 in einem Intranet und will die klassischen Modelle nicht vernachlässigen. Eckhard Oberfrank glaubt, daß die Collaboration in einem Projekt sich stark von Social Media unterscheidet. So ganz kritisch ist es aber nicht – Herr Oberfrank denkt eben ein paar Minuten über den Sinn und Unsinn von Web 2.0 Tools nach bevor er sie einsetzt. Das allerdings ist in diesem überhitzten Thema wichtig und verdient Respekt.

Insiders-Mitarbeiter Mathias Walter setzt ein Ziel: Wir sollen verstehen, was eine semantische Suche im Intranet leisten kann. Er zitiert eine Gartner Studie von 2007 zum Thema Suche. Suche ist eine der TOP- Bürotätigkeiten:

1. E-Mailen,
2. Dokumente erstellen,
3. Infos analysieren,
4. Suche

Sein Fazit – das semantische Suchen lohnt nicht, wenn man nur ein Dokument sucht – mathematisch-statistische Verfahren genügen – vor allem unter dem Kostenaspekt. Er hat Recht! Und wenn der Autor der Dokumente dann noch mitdenkt – was für ein tolles Suchergebnis muss das sein.

Eines meiner Lieblingsthemen: Carl Christian Müller spricht über Rechtsfragen im Web 2.0 im Unternehmen. Urheberrechte, Haftung, Mitarbeiter und Unternemen - es bleibt dabei: Intranet unterscheidet sich nicht vom Internet (Ausnahmen bestätigen die Regel)…. Also – bitte vorsichtig sein.

Volkswagen berichtet über den Einfluss der User-Experience im Intranet des Konzerns. Die Anwender-Studie als Mittel und Grundlage für die Mittel-Beschaffung zur Weiterentwicklung – ja, dem stimme ich zu. Im Überblick:

1. Nutzen – es bringt mir was
2. Nutzungsfreude – es macht Spaß – und
3. Nutzbarkeit – es ist einfach

Ergebnisse sind z.B. das “mehr” das Wort, der Link, für das Weiterführen zu Content sein soll… Einführung der Rubrik Modelle für die neuen Autos… und last not least – PERSONALISIERUNG im Intranet.

Die Usability-Studie mit schmalem Budget zeigt die Archtektenkammer BaWü. Cool.  Social Media und Usability-Verbesserung…. zeigt uns Martin Koser von frogpond.

Sharepoint im Einsatz bei Fujitsu Siemens und die Usability – es berichtet Andrew Melck. Meine Meinung deckt sich – die Standard-Software vereinfacht vieles. Wir bauen unser Intranet bei aexea mit dem Sharepoint auf. Ich freu’ mich jetzt noch mehr drauf….

Ein tolles Ergebnis für mich – wir gründen mit Kollegen die Arbeitsgruppe Mobiles Intranet – Mobiles Internet – erstes Ziel – Erfolgsfaktoren für mobile Portale definieren. Der zweite Tag wird von mir ebenfalls gebloggt.

Zu diesem Thema in text-gold.de:

Intranet 2.0 Summit in Zürich – Dezember 2007

Kommunikations-Controlling

In meinem Vortrag bei den intranet.days in der kommenden Woche am 4. und 5. Juni gebe ich eine erste Antwort auf diese Frage. Erkenntnisse aus Studien – aber vor allem Fakten aus dem Alltag verschiedener Unternehmen bringen Licht in Dunkel. Also – bis Mittwoch.