Erfolgsfaktoren Content-Migration

Ein Intranet soll auf eine neue technische Plattform gebracht, mehrere Internet-Websites eines Konzerns zusammengeführt oder das Content-Management-System einer Website ausgetauscht werden. Bei größeren Content-Migrations-Projekten warten eine Reihe von Herausforderungen. Zuallervorderst die Frage: Wer macht’s?

So trivial die Frage nach dem „Wer?“ auch ist: Oftmals umfassen Intranets oder Websites mehrere hundert oder sogar tausend Seiten. So geht es bei einer Content-Migration schlichtweg um verfügbare Kapazitäten für eine solche Mammutaufgabe. Unsere Projekterfahrung zeigt: Eine realistische Kapazitätenplanung ist immens wichtig und wirkt sich direkt oder indirekt auf den Erfolg eines Content-Migrations-Projekts aus.

Daneben gibt es weitere Faktoren, die unserer Erfahrung nach für den Erfolg oder Misserfolg einer Content-Migration entscheidend sind – diese haben wir in Form einer Checkliste zusammengestellt.

8 Erfolgsfaktoren einer Content-Migration:

  • Umfang des Projekts abstecken. Welche Inhalte sollen migriert werden? Klären Sie, ob alle Inhalte manuell migriert werden oder ob ein Teil der Daten mithilfe einer technischen Schnittstelle in das neue System überführt werden kann. Wenn Sie die Frage nach dem „Was?“ des Migrationsprojekts klar umrissen haben, fällt die Zeitplanung leichter.
  • Realistischen Zeitplan aufsetzen. Dies ist die schwierigste Aufgabe. Beziehen Sie mit ein, dass Mitarbeiter erst den Umgang mit dem neuen CMS lernen müssen und dass es technische Probleme geben kann. Planen Sie realistisch und wägen Sie ab, ob Sie externe Dienstleister hinzuziehen, um die Termine einzuhalten.
  • Performanzprobleme berücksichtigen. Meist werden bei einem Relaunch Inhalte in ein neu aufgesetztes oder neu entwickeltes System überführt. Selten läuft dieses System von Anfang an reibungslos. Gehen Sie deshalb bei Ihren Planungen von etwas „Sand im Getriebe“ aus und und planen Sie ausreichend Pufferzeiten mit ein.
  • Zugang zum System sicherstellen. Arbeiten nur interne oder auch externe Kräfte an der Migration der Inhalte mit? Wenn auch externe Dienstleister beteiligt sind, dann klären Sie, wie der Zugriff auf das System erfolgen kann. Erfahrungsgemäß dauert diese Klärung einige Tage oder sogar Wochen.
  • Freigaben organisieren. Wer gibt die Inhalte im neuen System frei? Bildet das neue CMS den Workflow ab oder werden die Inhalte en bloc freigegeben? Klar ist: Je umständlicher die Freigabeschleifen und je mehr Personen in diese involviert sind, desto mehr Zeit muss einkalkuliert werden.
  • Standards vorgeben. Die Inhalte sollen also in ein neues System überführt werden. Damit ist zwar klar, was getan werden soll, aber nicht, wie es geschehen soll. Welches Template soll für welche Art von Inhalt genutzt werden? Welche Formate sollen Bilder, Videos oder Audiodateien haben? Geben Sie Standards vor und minimieren Sie so Rückfragen der Beteiligten.
  • Prioritäten definieren. Der Zeitplan bei Content-Migrations-Projekten ist immer denkbar knapp. Definieren Sie deshalb – wenn möglich – eine Reihenfolge nach abnehmender Wichtigkeit, welche Inhalte zuerst und welche ganz am Schluss in das neue System übertragen werden sollen.
  • Schönheitskorrekturen gleich erledigen. Jeder Inhalt, jede Seite wird bei einer Migration einmal „angefasst“. Sie wollten sowieso einige Änderungen an den Seiten vornehmen? Jetzt haben Sie die Chance dazu, ohne dass zusätzlicher Aufwand entsteht. Berücksichtigen Sie bei Ihren Optimierungen die Regeln für webgerechtes Schreiben.

Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen mit Migrationsprojekten – gibt es aus Ihrer Sicht weitere Erfolgsfaktoren, die berücksichtigt werden sollten?

 

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