Die Auswertung der aktuellen Content Studie befindet sich in den letzten Zügen. Vorab veröffentlichen wir erste Ergebnisse zum Schwerpunktthema der Studie, dem Einsatz von Microsoft SharePoint in Unternehmen.

Collaboration-Funktionalitäten als Erfolgsfaktor

Microsoft SharePoint setzt sich als Plattform für Zusammenarbeit in Unternehmen immer stärker durch. Die Teilnehmer der Studie heben insbesondere die Collaboration-Funktionalitäten für den Auftritt im Intranet hervor. Das Urteil der Mitarbeiter fällt grundsätzlich positiv aus, doch bei genauem Hinschauen kommt SharePoint nur bei rund der Hälfte der 187 befragten Betriebe gut an.

Vor allem große Unternehmen setzen auf SharePoint

Nahezu 30 Prozent aller in der Content Studie 2011 befragten Unternehmen bestätigen, dass sie SharePoint nutzen. Je größer die Unternehmen, desto höher ist die Anwendungsquote von SharePoint. Bei Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern liegt der Wert sogar bei mehr als 50 Prozent.

Bei den genannten Verwendungszwecken stehen die interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Intranet mit 91 Prozent unangefochten an Platz 1. Die Nutzung von SharePoint als Extranet liegt bei 21 Prozent, die als Internet bei nur 12 Prozent.

Alles dreht sich um die interne Kommunikation

Bei der Nutzung der Zusammenarbeitsmöglichkeiten im Intranet dominieren die Funktionalitäten, die der internen Kommunikation und Zusammenarbeit dienen:

Die Collaboration-Funktionalitäten dominieren.

Die Unternehmen sehen SharePoint als Mitarbeiterportal an, mit dem der Informationsaustausch und das Wissens- sowie Dokumentenmanagement zwischen den Mitarbeitern gefördert werden soll.

Zufriedene SharePoint-Nutzer durch optimierte Workflows

Die Unternehmen, deren Mitarbeiter SharePoint positiv bewerten und den Mehrwert der Software hervorheben, nutzen das Collaboration-Tool vor allem für die Projektsteuerung. Gründe hierfür können vielfältiger Art sein

• Einfache Berechtigungsvergabe in Projekträumen auf Mitarbeiterebene
• Effiziente Projekt- und Teamsteuerung via Kalenderfunktionen, Listentypen etc.
• Orts- und zeitunabhängige Dokumentenverwaltung via Dokumentenbibliotheken und Webparts
• Unkompliziertes Einbinden interaktiver Elemente wie Blogs, Foren oder Wikis.

Ein weiteres akzeptanzförderndes Element ist in der Kompatibilität von SharePoint und MS Office-Produkten zu erkennen. Dies erleichtert ein Importieren und Exportieren von MS-Dokumenten.  Mit der Kombination von MS Office 2010 und MS SharePoint 2010 greift der Anwender auf zusätzliche Features zurück, die den Arbeitsalltag vereinfachen können.

Die Content Studie 2011 ist bald erhältlich

SharePoint scheint sich auf dem Markt der Business-Plattformen durchzusetzen. Der Studienbericht der Content Studie 2011 erscheint in Kürze. Wir dürfen gespannt sein, welche weiteren Erkenntnisse über die „Vormachtstellung“ von MS SharePoint die Content Studie ans Tageslicht  bringen wird.

Ab 2011 wird es keinen Social Media Redakteur mehr bei der NYT geben – weil das Modell nach Ansicht von Preston so nicht funktioniert:

“Social media can’t belong to one person; it needs to be part of everyone’s job. It has to be integrated into the existing editorial process and production process. I’m convinced that’s the only way we’re going to crack the engagement nut.”

sagte sie in einem Interview.  Ihren Aufgaben im Bereich Weiterbildung der Mitarbeiter übernimmt jetzt das 10-köpfige News Team.  Ob die Umstrukturierung der speziellen Stellenbeschreibung des Social Media Editors bei der New York Times geschuldet ist oder ob das tatsächlich ein Trend wird?

Wie der Titel schon aussagt, in diesem Jahr ging es uns darum, die unterschiedlichen Arbeitsweisen von Internet- und Intranet-Redaktionen herauszuarbeiten. Und die Antworten der 272 Teilnehmer zeichnen ein sehr deutliches Bild. In Bezug auf Größe, Organisation und Einbindung in das Unternehmen sind die Unterschiede sehr deutlich, aber was die Arbeitsweise betrifft, gibt es erstaunliche Übereinstimmungen.

Am eindruckvollsten war die Verschiebung der Zuständigkeiten in Richtung Konzeption. Sowohl die Internet- als auch die Intranet-Verantwortlichen  nannten am häufigsten die Konzeption der Website als Zuständigkeiten.

Content Studie 2009/2010: Konzeption der Website steht ganz oben

Das zeigt, dass strategische Überlegungen eine größere Rolle spielen: Content wird nicht mehr nur produziert und veröffentlicht, sondern auch geplant. Die aus den USA stammende „Content Strategy“, also Themensteuerung, nutzerorientierte Aufbereitung von Content oder die Archivierung und Pflege von Websites, hält nun auch in deutschen Unternehmen Einzug.

Um dies zu gewährleisten, braucht es eine letzte Instanz – das Portalmanagement. Wie weitläufig der Verantwortungsbereich eines Portalmanagers ist – wird in vielen Unternehmen kaum richtig wahrgenommen.  Er umfasst Aufgaben aus allen Bereichen:

• Redaktionelle Aufgaben
• Qualitätssicherung
• Steuerung
• Wartung und Weiterentwicklung
• Marketing
• Beratung
• Administration

Kontrolle sichert den Erfolg eines Intranets

Das Portalmanagement sorgt durch ständige Kontrolle der Funktionsfähigkeit, der Inhalte und des Nutzens für einen einwandfreien Ablauf im und um das Intranet. Der technische Bereich nimmt dabei einen großen Stellenwert ein. Der Portalmanager ist verantwortlich für die Verfügbarkeit und Erreichbarkeit des Intranets, vergibt Zugriffsrechte und optimiert die Bedienbarkeit.

Außerdem ist das Portalmanagement für die gesamte Kommunikation rund um das Intranet zuständig. Dazu gehören Budgetabsprachen mit den Führungskräften, Bekanntmachung des Portals und vor allem die Kommunikation mit der Zielgruppe, die für die Weiterentwicklung verschiedenster Projekte nützlich ist.

Oft reichen die Informationen der offiziellen Homepage Studienbewerbern und Studenten nicht mehr aus.  Um diese zu ergänzen, haben viele Universitäten mittlerweile die Chance ergriffen, dafür neue Plattformen zu suchen.

Ein Beispiel für ein sehr umfassendes und gut aufbereitetes Angebot im Web 2.0 bietet die Martin Luther Universität Halle-Wittenberg.

• Über Twitter verbreitet sie aktuelle Informationen, die nach Themeninteressen wie Studienangebote, Weiterbildungsmöglichkeiten, Veranstaltungstipps etc. abonniert werden können.
• Zusätzlich dazu stehen auf dem Blog iSeeYou@ UniHalle aktuelle Informationen zum Leben rund um die Universität bereit.
• StudiVZ, Facebook und FriendFeed werden zum Austausch genutzt. Studienbewerber und Studenten können Fotos von Veranstaltungen angucken, diskutieren und sich mit Fragen und Problemen direkt an die entsprechenden Ansprechpartner wenden.
• Die Universität auf Videos zur Universität bei Youtube.
• Viele 2.0 Aktivitäten sind miteinander verknüpft und ergänzen sich gegenseitig. Auf Lifestream.fm können die Studienbewerber alle auf einen Blick nachverfolgen.

Die Uni Halle hat einen eigenen Youtube-Kanal

Wie das Beispiel zeigt, müssen Angebote im  Social Web systematisch geplant und konsequent umgesetzt werden. Das gelingt aber noch nicht sehr vielen deutschen Unis: Viele Beiträge sind nur bedingt auf die Zielgruppe ausgerichtet, unübersichtlich und wenig aktuell. Oft ist auch undurchsichtig, ob das Angebot direkt von der Universität stammt oder z.B. von Fachschaften oder anderen studentischen Gruppen.

Gleichzeitig stoßen solche Angebote bei den Studenten nicht immer auf die erhoffte Resonanz. Nur wenige Studienbewerber und Studenten diskutieren und kommentieren in den angebotenen sozialen Netzwerken. Videos und Fotos werden nicht besonders häufig angesehen. Vielleicht weil die Angebote noch nicht entsprechend aufbereitet sind oder von Studienbewerbern und Studenten noch nicht entdeckt wurden.

Universitäre Aktivitäten im Social Web hat noch einiges an Entwicklungspotenzial - auf beiden Seiten.

Mit mehr als 35.000 Follower genießt der Support die höchste Kundenzufriedenheit. Und, als ob das nicht genug sei, wurde er jetzt mit einem Eintrag ins Guiness Buch der Rekorde als ”schnellste antwortende Marke auf Twitter” belohnt. Und was sagt uns das? – Hier steckt eine ganze Menge Potenzial für Kundendienste drin. Das Problem sei jedoch, dass es an hochqualifizierten Beratern und klar konzipierten Social Media Strategien fehle, so Heike Simmet, Leiterin der  “Social Media Monitoring Studie 2010“.

“Copy” ist der Inhalt, der veröffentlicht werden soll. Oder wie die Copywriterin Lorrie Morgan-Ferrero so treffend schreibt: “die DNA des Marketing”. Copywriting ist also nichts anderes als das Texten von Direkt-E-Mails, Postkarten, Katalogen, Webinhalten etc., die den Leser zum Handeln, beispielsweise zum Kaufen, veranlassen sollen.

Unternehmen streben nach Umsatzwachstum, Gewinnmaximierung und Kostenreduktion. Dem Intranet kommen dabei unterschiedlichste Aufgaben zu. International betrachtet kann das für eine nationale Tochter auch zu Nachteilen oder Rückschritten in der Intranet-Entwicklung führen.

Globale Vorteile vor nationalen Interessen im Intranet

Bei einem unserer Kunden wurde eine globale technische Plattform eingeführt. Dabei verlor das deutsche Intranet an Attraktivität - in allen anderen Ländern stiegen dabei aber die Möglichkeiten im Intranet bzw. wurde erstmals ein Intranet eingeführt.

Wäre ich CEO gewesen – ich hätte mich gefreut. Als Länderchef in Deutschland natürlich nicht.

Wird das Intranet zentral in D verwaltet ist es oft sehr Nahe liegend bei der Wahl der Sprachen in internationalen Intranets deutsch und englisch anzubieten. Weitere Sprachen hängen dann vom Engagement und von der Bedeutung der Länder ab. Intranet-Entscheider in D wägen stärker ab und entscheiden in meiner Wahrnehmung reflektierter.

Aktuell lerne ich das Management-Denken in ausländischen Konzernen sehr gut kennen. Meist haben diese Unternehmen ihren Sitz in Ländern in denen Englisch entweder Muttersprache ist oder jeder Taxifahrer, McDonalds-Kassierer und Flughafen-Mitarbeiter auf beneidenswertem Niveau englisch spricht.

Oft gilt dort die Idee Englisch als einzige Sprache im Intranet zu nutzen als umsetzbar. Zeigt man diesen Unternehmen die Probleme bspw. in Frankreich oder Polen auf, wenn es um die englische Sprache geht und erläutert, daß in vielen Teilen Deutschlands Russisch statt Englisch gelehrt wurde, werden die Notwendigkeiten offensichtlich. Die Barrieren werden erkannt.

Intranet-Content: Global vor lokal

Ähnliche Erfahrungen habe ich bei der Nutzung lokaler Inhalte und Seiten gemacht. Hier sind die Erfahrungen aus dem Sprachmanagement übertragbar. Lokaler Content wird oft als unwichtig empfunden. Globale Vorgaben werden höher bewertet. Auch hier entscheiden deutsche Intranet-Manager aus meiner Sicht überlegter.

EinAspekt unterscheidet die Gedankenwelt deutscher Intranet-Manager deutlich von der ihrer internationalen Kollegen.

Intranet und Betriebsrat – verkannte Probleme

Der Betriebsrat oder die Mitbestimmung. In vielen Ländern lange nicht so ausgeprägt wie in D, kennen viele internationale Manager die daraus resultierenden Absprachen nicht. Der Umgang mit Mitarbeiter-Daten, Statistiken oder Bildern von Mitarbeitern wird dort am Tisch und nicht mitbestimmt entschieden.

Eine gute Grundlage für die europäische Diskussion liefert die Hans-Böckler-Stiftung: Ein Werkzeug um die europäischen Vorgaben in Sachen Mitbestimmung zu vergleichen.

Diese Einsichten sind nur ein Teil der zu betrachtenden internationalen Herausforderungen im Intranet Management – vielleicht waren Ihnen diese, neben interkulturellen Aspekten oder weiteren Faktoren noch nicht bewusst – welche Ergänzungen haben Sie als deutscher Intranet-Manager in einem internationalen Konzern?

Genau zu diesem Thema hat Clinton Forry von content-ment gerade einen Artikel geschrieben – mit verblüffend übereinstimmenden Ergebnissen, wie ich finde:

Interessant finde ich seine Zusammenstellungen zu besonders vom Verfall bedrohten Content: News, Events und Pressemitteilungen liegen ja nahe – aber auch Produktbeschreibungen können immer wieder Aktualisierungen brauchen.

Warum ist abgelaufener Content so schädlich? Der User kann doch sehen, dass z.B. ein Event in der Vergangenheit liegt – das ist doch nicht so schlimm. Forry sieht  “rotten content” jedoch als echte Bedrohung für ein Unternehmen. Seine Befürchtungen:

• negativer Einfluss auf die Marke
• User bekommt insgesamt einen schlechten Eindruck
• verursacht Zweifel am Wahrheitsgehalt bzw. an der Gültigkeit Ihres Contents
• bedroht das Verhältnis zu Partnern
• rechtliche Verpflichtungen

Was gegen abgelaufenen Content hilft? Da bin ich mit Forry einer Meinung: Entscheidend ist es, die Contentherstellung nicht als Projekt, sondern als Prozess einzustufen. Und in den Prozess auch die Überarbeitung und die Prüfung des Content einzugliedern – sonst geht’s mit der Qualität der Website schnell bergab.

Facebook-Nutzer sind eher privat unterwegs (Content Studie 2009/2010)

Vor diesem Hintergrund ist es doch überraschend, dass die Unternehmen sich bei Facebook positionieren: Rund 40% haben bereits eine Seite oder eine Gruppe bei Facebook.

Die ersten Trends der Content-Studie 2009/2010 lassen sehr interessante Ergebnisse erwarten.  Die Content Studie soll über die Arbeit von Online-Redakteuren in Unternehmen Aufschluss geben. Sie wird seit seit 2006 aexea und contentmanager.de regelmäßig durchgeführt.

Die Befragung richtet sich an Online-Redakteure und Web-Verantwortliche aus dem deutschsprachigen Raum.

Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich 10 Minuten Zeit nehmen und  unsere Fragen beantworten. Als Teilnehmer erhalten Sie selbstverständlich den Berichtsband gratis. Unter den ersten 250 Teilnehmern verlosen wir 5 Exemplare meines Buches “Online-Redaktionsmanagement in Unternehmen“.

Jetzt an der Content Studie teilnehmen.