Online-Redaktionen, Online-Redakteure, Online-Texte

Erfolgsfaktoren Content-Migration

Ein Intranet soll auf eine neue technische Plattform gebracht, mehrere Internet-Websites eines Konzerns zusammengeführt oder das Content-Management-System einer Website ausgetauscht werden. Bei größeren Content-Migrations-Projekten warten eine Reihe von Herausforderungen. Zuallervorderst die Frage: Wer macht’s?

So trivial die Frage nach dem “Wer?” auch ist: Oftmals umfassen Intranets oder Websites mehrere hundert oder sogar tausend Seiten. So geht es bei einer Content-Migration schlichtweg um verfügbare Kapazitäten für eine solche Mammutaufgabe. Unsere Projekterfahrung zeigt: Eine realistische Kapazitätenplanung ist immens wichtig und wirkt sich direkt oder indirekt auf den Erfolg eines Content-Migrations-Projekts aus.

Daneben gibt es weitere Faktoren, die unserer Erfahrung nach für den Erfolg oder Misserfolg einer Content-Migration entscheidend sind – diese haben wir in Form einer Checkliste zusammengestellt.

8 Erfolgsfaktoren einer Content-Migration:

• Umfang des Projekts abstecken. Welche Inhalte sollen migriert werden? Klären Sie, ob alle Inhalte manuell migriert werden oder ob ein Teil der Daten mithilfe einer technischen Schnittstelle in das neue System überführt werden kann. Wenn Sie die Frage nach dem “Was?” des Migrationsprojekts klar umrissen haben, fällt die Zeitplanung leichter.
• Realistischen Zeitplan aufsetzen. Dies ist die schwierigste Aufgabe. Beziehen Sie mit ein, dass Mitarbeiter erst den Umgang mit dem neuen CMS lernen müssen und dass es technische Probleme geben kann. Planen Sie realistisch und wägen Sie ab, ob Sie externe Dienstleister hinzuziehen, um die Termine einzuhalten.
• Performanzprobleme berücksichtigen. Meist werden bei einem Relaunch Inhalte in ein neu aufgesetztes oder neu entwickeltes System überführt. Selten läuft dieses System von Anfang an reibungslos. Gehen Sie deshalb bei Ihren Planungen von etwas “Sand im Getriebe” aus und und planen Sie ausreichend Pufferzeiten mit ein.
• Zugang zum System sicherstellen. Arbeiten nur interne oder auch externe Kräfte an der Migration der Inhalte mit? Wenn auch externe Dienstleister beteiligt sind, dann klären Sie, wie der Zugriff auf das System erfolgen kann. Erfahrungsgemäß dauert diese Klärung einige Tage oder sogar Wochen.
• Freigaben organisieren. Wer gibt die Inhalte im neuen System frei? Bildet das neue CMS den Workflow ab oder werden die Inhalte en bloc freigegeben? Klar ist: Je umständlicher die Freigabeschleifen und je mehr Personen in diese involviert sind, desto mehr Zeit muss einkalkuliert werden.
• Standards vorgeben. Die Inhalte sollen also in ein neues System überführt werden. Damit ist zwar klar, was getan werden soll, aber nicht, wie es geschehen soll. Welches Template soll für welche Art von Inhalt genutzt werden? Welche Formate sollen Bilder, Videos oder Audiodateien haben? Geben Sie Standards vor und minimieren Sie so Rückfragen der Beteiligten.
• Prioritäten definieren. Der Zeitplan bei Content-Migrations-Projekten ist immer denkbar knapp. Definieren Sie deshalb – wenn möglich – eine Reihenfolge nach abnehmender Wichtigkeit, welche Inhalte zuerst und welche ganz am Schluss in das neue System übertragen werden sollen.
• Schönheitskorrekturen gleich erledigen. Jeder Inhalt, jede Seite wird bei einer Migration einmal “angefasst”. Sie wollten sowieso einige Änderungen an den Seiten vornehmen? Jetzt haben Sie die Chance dazu, ohne dass zusätzlicher Aufwand entsteht. Berücksichtigen Sie bei Ihren Optimierungen die Regeln für webgerechtes Schreiben.

Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen mit Migrationsprojekten – gibt es aus Ihrer Sicht weitere Erfolgsfaktoren, die berücksichtigt werden sollten?

Ergebnisse der Content Studie 2011 liegen vor

Die Auswertung der Content Studie 2011 ist abgeschlossen und zeigt: Online-Redaktionen unterscheiden sich zunehmend – je nachdem, ob sie für ein Intranet oder eine Internet-Website zuständig sind. Der Titel der aktuellen Content Studie “Emanzipation des Intranets – Collaboration liegt im Trend” bringt diese Entwicklung auf den Punkt.

Das Zuständigkeitenprofil eines Online-Redakteurs wird immer umfangreicher. Neben den “üblichen” Tätigkeiten wie Texterstellung und -überarbeitung kommt vor allem der Konzeption einer Website eine immer größere Bedeutung zu. Insgesamt wird von Online-Redakteuren zunehmend Multitasking gefragt. Diese Mehrfachbelastung kann sich negativ auf die Qualität des Contents auswirken.

Unterschiede zeigen sich beim Vergleich der Zuständigkeiten von Internet- und Intranet-Redakteuren. Während im Internet Text- und Suchmaschinenkompetenz groß geschrieben werden, sind Intranet-Redakteure hauptsächlich mit konzeptionellen Aufgaben betraut.

Die Content Studie verdeutlich einmal mehr, dass sich das Berufsbild des Online-Redakteurs sich im Wandel befindet und dass die Anforderungen an Online-Redakteure steigen.

Zum ersten Mal widmete sich eine Content Studie der Collaboration Software Microsoft SharePoint, auf interessante Ergebnisse haben wir bereits hingewiesen.

Der Studienbericht ist ab sofort bestellbar.

SharePoint setzt sich in Unternehmen durch

Eine Business-Plattform erobert die Geschäftswelt

Die Auswertung der aktuellen Content Studie befindet sich in den letzten Zügen. Vorab veröffentlichen wir erste Ergebnisse zum Schwerpunktthema der Studie, dem Einsatz von Microsoft SharePoint in Unternehmen.

Collaboration-Funktionalitäten als Erfolgsfaktor

Microsoft SharePoint setzt sich als Plattform für Zusammenarbeit in Unternehmen immer stärker durch. Die Teilnehmer der Studie heben insbesondere die Collaboration-Funktionalitäten für den Auftritt im Intranet hervor. Das Urteil der Mitarbeiter fällt grundsätzlich positiv aus, doch bei genauem Hinschauen kommt SharePoint nur bei rund der Hälfte der 187 befragten Betriebe gut an.

Vor allem große Unternehmen setzen auf SharePoint

Nahezu 30 Prozent aller in der Content Studie 2011 befragten Unternehmen bestätigen, dass sie SharePoint nutzen. Je größer die Unternehmen, desto höher ist die Anwendungsquote von SharePoint. Bei Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern liegt der Wert sogar bei mehr als 50 Prozent.

Bei den genannten Verwendungszwecken stehen die interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Intranet mit 91 Prozent unangefochten an Platz 1. Die Nutzung von SharePoint als Extranet liegt bei 21 Prozent, die als Internet bei nur 12 Prozent.

Alles dreht sich um die interne Kommunikation

Bei der Nutzung der Zusammenarbeitsmöglichkeiten im Intranet dominieren die Funktionalitäten, die der internen Kommunikation und Zusammenarbeit dienen:

Die Collaboration-Funktionalitäten dominieren.

Die Unternehmen sehen SharePoint als Mitarbeiterportal an, mit dem der Informationsaustausch und das Wissens- sowie Dokumentenmanagement zwischen den Mitarbeitern gefördert werden soll.

Zufriedene SharePoint-Nutzer durch optimierte Workflows

Die Unternehmen, deren Mitarbeiter SharePoint positiv bewerten und den Mehrwert der Software hervorheben, nutzen das Collaboration-Tool vor allem für die Projektsteuerung. Gründe hierfür können vielfältiger Art sein

• Einfache Berechtigungsvergabe in Projekträumen auf Mitarbeiterebene
• Effiziente Projekt- und Teamsteuerung via Kalenderfunktionen, Listentypen etc.
• Orts- und zeitunabhängige Dokumentenverwaltung via Dokumentenbibliotheken und Webparts
• Unkompliziertes Einbinden interaktiver Elemente wie Blogs, Foren oder Wikis.

Ein weiteres akzeptanzförderndes Element ist in der Kompatibilität von SharePoint und MS Office-Produkten zu erkennen. Dies erleichtert ein Importieren und Exportieren von MS-Dokumenten.  Mit der Kombination von MS Office 2010 und MS SharePoint 2010 greift der Anwender auf zusätzliche Features zurück, die den Arbeitsalltag vereinfachen können.

Die Content Studie 2011 ist bald erhältlich

SharePoint scheint sich auf dem Markt der Business-Plattformen durchzusetzen. Der Studienbericht der Content Studie 2011 erscheint in Kürze. Wir dürfen gespannt sein, welche weiteren Erkenntnisse über die „Vormachtstellung“ von MS SharePoint die Content Studie ans Tageslicht  bringen wird.

Kein Social Media Redakteur mehr bei der NYT

Sie hat ihren Job so gut gemacht, dass ihre Stelle jetzt überflüssig wurde: Jennifer Preston war die erste Social Media Redakteurin bei der New York Times – wie ich in der kleinen Serie “Social Media Redakteur – ein neues Arbeitsfeld für Online Redakteure” berichtet habe. Im Frühjahr 2009 wurde Arbeitsplatz eines  Social Media Editors nach einem Twitter-Skandal eingerichtet. Jennifer Prestons Ziel war es, ihren Kollegen zu zeigen, wie sie in ihrer Arbeit Social Media Aktivitäten am besten nutzen können. Ihre Kollegen haben diese Lektion wohl sehr schnell gelernt.

Ab 2011 wird es keinen Social Media Redakteur mehr bei der NYT geben – weil das Modell nach Ansicht von Preston so nicht funktioniert:

“Social media can’t belong to one person; it needs to be part of everyone’s job. It has to be integrated into the existing editorial process and production process. I’m convinced that’s the only way we’re going to crack the engagement nut.”

sagte sie in einem Interview.  Ihren Aufgaben im Bereich Weiterbildung der Mitarbeiter übernimmt jetzt das 10-köpfige News Team.  Ob die Umstrukturierung der speziellen Stellenbeschreibung des Social Media Editors bei der New York Times geschuldet ist oder ob das tatsächlich ein Trend wird?

Content Studie 2009/2010 ist da!

Wie bereits vor ein paar Tage angekündigt – die aktuelle Content Studie 2009/2010 mit dem Titel “Internet und Intranet: Spezifische Anforderungen an Online-Redaktionen” ist jetzt erschienen und auf der der aexea-Website zu bestellen.

Wie der Titel schon aussagt, in diesem Jahr ging es uns darum, die unterschiedlichen Arbeitsweisen von Internet- und Intranet-Redaktionen herauszuarbeiten. Und die Antworten der 272 Teilnehmer zeichnen ein sehr deutliches Bild. In Bezug auf Größe, Organisation und Einbindung in das Unternehmen sind die Unterschiede sehr deutlich, aber was die Arbeitsweise betrifft, gibt es erstaunliche Übereinstimmungen.

Am eindruckvollsten war die Verschiebung der Zuständigkeiten in Richtung Konzeption. Sowohl die Internet- als auch die Intranet-Verantwortlichen  nannten am häufigsten die Konzeption der Website als Zuständigkeiten.

Content Studie 2009/2010: Konzeption der Website steht ganz oben

Das zeigt, dass strategische Überlegungen eine größere Rolle spielen: Content wird nicht mehr nur produziert und veröffentlicht, sondern auch geplant. Die aus den USA stammende „Content Strategy“, also Themensteuerung, nutzerorientierte Aufbereitung von Content oder die Archivierung und Pflege von Websites, hält nun auch in deutschen Unternehmen Einzug.

Portalmanagement – Kopf des Intranets

Je besser eine Online-Redaktion organisiert ist, desto klarer sind die einzelnen Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Das gilt auch für das Intranet. Ein erfolgreiches Intranet macht nicht nur die Akzeptanz der Mitarbeiter und die aktuellen und richtigen Inhalte aus, sondern vor allem die ständige Qualitätssicherung in allen Bereichen.

Um dies zu gewährleisten, braucht es eine letzte Instanz – das Portalmanagement. Wie weitläufig der Verantwortungsbereich eines Portalmanagers ist – wird in vielen Unternehmen kaum richtig wahrgenommen.  Er umfasst Aufgaben aus allen Bereichen:

• Redaktionelle Aufgaben
• Qualitätssicherung
• Steuerung
• Wartung und Weiterentwicklung
• Marketing
• Beratung
• Administration

Kontrolle sichert den Erfolg eines Intranets

Das Portalmanagement sorgt durch ständige Kontrolle der Funktionsfähigkeit, der Inhalte und des Nutzens für einen einwandfreien Ablauf im und um das Intranet. Der technische Bereich nimmt dabei einen großen Stellenwert ein. Der Portalmanager ist verantwortlich für die Verfügbarkeit und Erreichbarkeit des Intranets, vergibt Zugriffsrechte und optimiert die Bedienbarkeit.

Außerdem ist das Portalmanagement für die gesamte Kommunikation rund um das Intranet zuständig. Dazu gehören Budgetabsprachen mit den Führungskräften, Bekanntmachung des Portals und vor allem die Kommunikation mit der Zielgruppe, die für die Weiterentwicklung verschiedenster Projekte nützlich ist.

Unis im Social Web

Auch Universitäten kennen den Trend des Web 2.0 und nutzen Social Media immer mehr zur Kommunikation mit Studienbewerbern und ihren Studenten. Immerhin ist ihre Zielgruppe auch diejenige, in der Web 2.0 am häufigsten genutzt wird (siehe ARD/ZDF-Onlinestudie).

Oft reichen die Informationen der offiziellen Homepage Studienbewerbern und Studenten nicht mehr aus.  Um diese zu ergänzen, haben viele Universitäten mittlerweile die Chance ergriffen, dafür neue Plattformen zu suchen.

Ein Beispiel für ein sehr umfassendes und gut aufbereitetes Angebot im Web 2.0 bietet die Martin Luther Universität Halle-Wittenberg.

• Über Twitter verbreitet sie aktuelle Informationen, die nach Themeninteressen wie Studienangebote, Weiterbildungsmöglichkeiten, Veranstaltungstipps etc. abonniert werden können.
• Zusätzlich dazu stehen auf dem Blog iSeeYou@ UniHalle aktuelle Informationen zum Leben rund um die Universität bereit.
• StudiVZ, Facebook und FriendFeed werden zum Austausch genutzt. Studienbewerber und Studenten können Fotos von Veranstaltungen angucken, diskutieren und sich mit Fragen und Problemen direkt an die entsprechenden Ansprechpartner wenden.
• Die Universität auf Videos zur Universität bei Youtube.
• Viele 2.0 Aktivitäten sind miteinander verknüpft und ergänzen sich gegenseitig. Auf Lifestream.fm können die Studienbewerber alle auf einen Blick nachverfolgen.

Die Uni Halle hat einen eigenen Youtube-Kanal

Wie das Beispiel zeigt, müssen Angebote im  Social Web systematisch geplant und konsequent umgesetzt werden. Das gelingt aber noch nicht sehr vielen deutschen Unis: Viele Beiträge sind nur bedingt auf die Zielgruppe ausgerichtet, unübersichtlich und wenig aktuell. Oft ist auch undurchsichtig, ob das Angebot direkt von der Universität stammt oder z.B. von Fachschaften oder anderen studentischen Gruppen.

Gleichzeitig stoßen solche Angebote bei den Studenten nicht immer auf die erhoffte Resonanz. Nur wenige Studienbewerber und Studenten diskutieren und kommentieren in den angebotenen sozialen Netzwerken. Videos und Fotos werden nicht besonders häufig angesehen. Vielleicht weil die Angebote noch nicht entsprechend aufbereitet sind oder von Studienbewerbern und Studenten noch nicht entdeckt wurden.

Universitäre Aktivitäten im Social Web hat noch einiges an Entwicklungspotenzial - auf beiden Seiten.

Social Media – Neue Chancen für den Kundenservice

Die Nachricht, dass Social Media Plattformen kein reiner PR- und Verkaufskanal sind, hat sich noch nicht so recht verbreitet. Nur wenige Unternehmen nutzen diese Chance, um ihren Kundenservice zu revolutionieren. Dass es funktioniert, hat einmal mehr Microsoft bewiesen. Der technische Support der Xbox 360 nutzt den Microblog-Dienst Twitter ganz akribisch, um seine Kunden rundum zufrieden zustellen – und zwar richtig fix. Wie sie dabei auch Kosten spart, erklärt Eakin McKenzie, Leiterin der Xbox LIFE Service Delivery gegenüber dem Social Media Examiner.

Mit mehr als 35.000 Follower genießt der Support die höchste Kundenzufriedenheit. Und, als ob das nicht genug sei, wurde er jetzt mit einem Eintrag ins Guiness Buch der Rekorde als ”schnellste antwortende Marke auf Twitter” belohnt. Und was sagt uns das? – Hier steckt eine ganze Menge Potenzial für Kundendienste drin. Das Problem sei jedoch, dass es an hochqualifizierten Beratern und klar konzipierten Social Media Strategien fehle, so Heike Simmet, Leiterin der  “Social Media Monitoring Studie 2010“.

Copyright vs. Copywriting

Angelehnt an eine kleine Diskussion bei uns an der Kaffeebar – das Wort “Copywriting” scheint sich in Deutschland zu etablieren, stiftet aber nicht selten Verwirrung. Deshalb hier ein kleiner Klärungsversuch. Die beiden Worte klingen familiär, bezeichnen allerdings zwei verschiedene Bereiche. Während “Copyright” das Exklusiv- bzw. Urheberrecht an einem kreativen Werk bedeutet, wird im Deutschen unter ”Copywriting” das Texten bzw. werbliche Schreiben verstanden.

“Copy” ist der Inhalt, der veröffentlicht werden soll. Oder wie die Copywriterin Lorrie Morgan-Ferrero so treffend schreibt: “die DNA des Marketing”. Copywriting ist also nichts anderes als das Texten von Direkt-E-Mails, Postkarten, Katalogen, Webinhalten etc., die den Leser zum Handeln, beispielsweise zum Kaufen, veranlassen sollen.

Management für ein Internationales Intranet – Einsichten

Im Rahmen meiner Arbeit organisiere ich auch internationale Intranets. Meist handelt es sich um Intranets, die in einer deutschen Unternehmenszentrale für den Rest der Welt aufgesetzt werden.
Völlig neue Einsichten erhält man, wenn man als Berater ein Unternehmen als internationale Tochter in Deuschland unterstützt. Einige dieser Einsichten teile ich gerne…
ganzen Artikel lesen