Archiv für 'Intranet'

Video als zukunftweisendes Kommunikationsmedium im Intranet

„Videos sind aufwendig und teuer in der Produktion“, mit dieser Begründung wurde noch vor ein paar Jahren ein Einsatz von Videos im Intranet häufig nicht einmal erwogen. Doch inzwischen werden authentische und einfach produzierte Videos als Kommunikationsmittel nicht nur in den sozialen Medien und im PR Bereich immer interessanter.

Auch in der internen Kommunikation und im Wissensmanagement können persönliche Erfahrungs- und Erklärvideos eingesetzt werden, um Inhalte greifbar, realistisch und nachhaltig zu vermitteln. Im Intranetumfeld werden Videoproduktionen immer einfacher, das ist nicht immer ein Nachteil.

Warum Videos?

Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass Videos meistens einprägsamer sind als Informationen, die als Text vorliegen, da wir mit Videos Inhalte anschaulich und somit „einfacher“ erklären können. Speziell bei komplexeren Sachverhalten oder persönlichen Erfahrungen kann es schwer werden, Informationen unverfälscht und unmissverständlich zu formulieren. Dank der immer einfacheren und auch günstigeren Möglichkeiten, Videos zu drehen, kann man hier die Vorteile der direkten Ansprache nutzen.

So können Sie mit Videos das interne Wissensmanagement fördern

Nutzen Sie Videos beispielsweise, um Ihre persönlichen Erfahrungen, die Sie während der Arbeit in Projekten, Kundenmeetings oder Workshops gesammelt haben, mit Ihren Kollegen zu teilen.
Dazu brauchen Sie gerade im Intranet nicht viel: Platzieren Sie eine Kamera vor sich (das muss kein Spitzenmodell sein) und stellen Sie sich vor, die Kamera sei ein neuer Mitarbeiter, der erfahren möchte, was Sie zu einem bestimmten Thema für Erfahrungen gemacht haben. Folgende Fragen könnte ein neuer Mitarbeiter stellen und sollten deshalb beantwortet werden:

  • Was war der Projektauftrag?
  • Haben Sie das Projektziel erreicht?
  • Wie war die menschliche Zusammenarbeit?
  • Woraus haben Sie am meisten gelernt?
  • Was werden Sie im nächsten Projekt deshalb anders machen?
  • Gab es Probleme, die nicht gelöst werden konnten?
  • Was hat hingegen gut geklappt?

Mehr Möglichkeiten mit verschiedenen Videoformaten

Die Videos können auch in einem anderen Format aufgebaut sein. Wenn jemand nicht so gerne in eine Kamera spricht, kann er beispielsweise von einem Kollegen interviewt werden, oder zwei Kollegen die am selben Projekt gearbeitet haben, erzählen gemeinsam von ihren Erfahrungen.
Mit einem Screencast können Sie auch bestimmte Programme und Anwendungen kurz und präzise erklären. Und das alles mit wenigen und günstigen Mitteln.

Videos bei aexea bereits etabliert

Wir haben Videos als Erfahrungsberichte bereits erfolgreich in unserem eigenen Intranet etabliert und dabei von den Kollegen großen Zuspruch erhalten. Der Dreh eines Videos dauert in der Regel eine halbe Stunde. Das Material wird danach an maximal ein bis zwei Stellen geschnitten (wenn beispielsweise eine Gedankenpause zu lange dauert).  . In einem kurzen Text erläutern wir die Inhalte des Projekts und die Ziele. Alles Weitere, insbesondere die persönlichen Erfahrungen, erzählen wir im Video. Speziell bei der Vermittlung von Projektinhalten ist es unser gängiges Medium geworden.

Effizienteres Contentmanagement mit neuem Tool

Als Reaktion auf die aktuellen Herausforderungen für das Redaktionsmanagement hat aexea ein Tool entwickelt, mit dem Content-Verantwortliche die redaktionellen Prozesse effizienter planen, steuern und kontrollieren können. Wir stellen Ihnen das Tool am 23. April in Frankfurt vor. Wenn Sie dabei sein wollen, kontaktieren Sie bitte unsere Account Managerin Sarah Schmid.
Content kann viele Funktionen haben: Informieren, Beeinflussen oder Lehren. Abhängig von den Zielen der Online-Publikation.

Das Management-Tool schafft Entscheidungsgrundlagen

Beim Redaktionsmanagement stehen die Content-Verantwortlichen einer Reihe von vielfältigen und häufig komplexen Aufgaben und Anforderungen gegenüber. Das neue Redaktionsmanagement-Tool unterstützt indem es die Aufwand und Ertrag gegenüber stellt und auf Zahlen und Fakten basierend Entscheidungen ermöglicht
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Schneller, größer, gut beraten: Die 10 besten Intranets 2015

Jedes Jahr Anfang Januar benennt die Nielsen Norman Group die „10 besten Intranets“ des Jahres und formuliert aus den Ergebnissen die wichtigsten Intranet-Trends. Große Überraschungen gibt es da nicht, die meisten Entwicklungen zeichneten sich schon im letzten Jahr ab. Das liegt aber auch daran, dass sich Neuerungen in Intranets eher langsam etablieren. Aber wenn man sich die Entwicklungen über die Jahre hin anschaut, kann man durchaus einige Trends erkennen:

Abschied von „Elefanten-Projekten“

Ein Intranet zu konzipieren, zu organisieren und zum Laufen zu bringen, das war bisher ein auf mehrere Jahre angelegtes Konzept. Das geht inzwischen schneller nur noch 1,4 Jahre von Projektstart bis zum Live-Gang hat es bei den Gewinner durchschnittlich gedauert. Im Vergleich dazu waren es 2010 3,7 und 2012 noch 4 Jahre.
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Prüfen oder Löschen? Vom Umgang mit großen Content-Mengen

Auf einer Website alle Informationen zu finden, die das Unternehmen betreffen und so User zu ermöglichen, stundenlang lesend durch die Seiten zu gondeln – Das klingt für einige Website-Betreiber verlockend. Doch früher oder später kann das zum Alptraum werden:

  • zu viele Inhalte verwirren die User, weil oft nicht klar ist, was denn jetzt noch aktuell und gültig ist
  • frustieren sie, weil die Suchergebnisse fünfzehn Seiten umfassen
  • und überfordern fasst jede vernünftige Navigation

Zu einem tragenden Website-Konzept muss also immer eine Lösung für ein solches Anwachsen gefunden werden.
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Ein Mythos: Der Mitarbeiter muss täglich ins Intranet

In den vielen Gesprächen zu Intranet und Co. fordern Intranet-Manager wieder und wieder den täglichen Besuch im Intranet. Ich frage dann gerne zurück: Wofür? Warum? Ist ihr Intranet nicht auch eines der Intranets, das nicht täglich für jede Fachabteilung oder aus jeder Fachabteilung Informationen bereit stellt?

Nimmt man die Sicht der potenziellen Leser ein, lauten die Fragen etwa so: Was ist so spannend, dass es sich lohnt? Welche Information macht mich heute zum besseren Mitarbeiter? Und die Antworten auf diese Fragen, wenn sie ehrlich beantwortet werden, sind ernüchternd. Ich möchte die oft diskutierten Argumente nicht wiederholen, in denen es um persönlichen Nutzwert geht, um Klicks zu generieren.

Stattdessen möchte ich die Bedenken der Intranet-Manager ausräumen, andere Wege zu gehen, um wichtigen Content Mitarbeitern zugänglich zu machen. 4 Wege zum Leser stelle ich zur Diskussion:

1. Nehmen Sie den Druck raus
Was halten Sie von der Idee, die Veröffentlichung von Dokumenten für bestimmte Lesergruppen auf einen Tag zu konzentrieren? Vielleicht gibt es dann einen Vertriebsdienstag oder den Servicemittwoch im Intranet. Das nimmt den Druck raus und steigert möglicherweise die Effizienz in der Informationsbeschaffung und steigert den Qualitätseindruck im Intranet. Ein Besuch in der Woche bei dem viele neue Infos warten statt täglicher Enttäuschungen.

2. Newsletter für Lesergruppen
Diese Möglichkeit ist eine Fortführung der ersten Idee.  Die veröffentlichten Informationen und Dokumente werden regelmäßig in einem Newsletter durch kurze Teaser dargestellt und mit Links ins Intranet ergänzt. Spannende Inhalte kommen so in die Inbox der Leser. Das ist keine Lesegarantie. Aber selten kommen Sie Teilen der Belegschaft näher.

3. Suchen Sie die Nähe anderer Systeme
Geben Sie Ihren Lesern die Chance Inhalte in andere zentrale Systeme zu teilen. Was spricht gegen eine Verlinkung von Intranet-Content aus beispielsweise dem CRM? So verknüpfen Ihre Kollegen Kundenprofile mit relevanten Dokumenten im Intranet. Übrigens kommen Sie auf diese Art einem Intranet 2.0 deutlich näher, denn „Teilen ist das neue Liken“.

4. Machen Sie es mobil
Was halten die Kollegen aus dieser einen Fachabteilung, die nie ins Intranet geht, immer in der Hand? Ein Smartphone. Auch ein guter Weg näher an Kollegen und Leser zu kommen. Die Mobilisierung bestimmter Inhalte – vielleicht muss es gar nicht das ganze Intranet sein. Eine bestimmte Formularsammlung oder die News sind für diese Fachabteilung ausreichend.

Vermutlich fallen Ihnen gleich weitere Wege in die Nähe Ihrer Leser ein. Nur Mut. Probieren Sie es aus.

Intranet 2.0 – der erzwungene Wandel?

Diese Woche fand der IOM Summit der KongressMedia statt, bei dem ich zu Gast war und eine interessante Diskussion leitete.

Der Kongress war mit LIVE-Demos von Systemen einigen Dialogelementen und mit Cases sehr interessant. Seit einigen Jahren sitze ich allerdings auf solchen Veranstaltungen und wundere mich als vielgereister Intranet-Berater über die vielen tollen Fallbeispiele.


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Jakob Nielsen: Die besten Intranets 2013

Das Jahr ist noch jung und wartet schon mit einer Bestenliste auf: Die Nielsen Norman Group um Usability-Papst Jakob Nielsen veröffentlichte die zehn besten Intranets für das aktuelle Jahr. Mit der Hager Group schaffte es auch ein deutsches Unternehmen auf die international bestückte Top-10-Liste.

Die Gewinnerliste:

  • Acorda Therapeutics, Inc., USA
  • American International Group, Inc., USA
  • AT&T, USA
  • Hager Group, Deutschland
  • Luzerner Kantonalbank AG, Schweiz
  • ONO, Spanien
  • Saudi Commission for Tourism and Antiquities (SCTA), Saudi Arabien
  • Swiss Mobiliar Insurance & Pensions, Schweiz
  • WorkSafeBC, Kanada
  • XL Group plc, Irland

Wichtigste Erkenntnisse der diesjährigen Wahl der besten Intranets:

  • Die Größe der Intranetteams ist auf das Doppelte angewachsen und liegt nun bei 27 Personen.
  • Dennoch ziehen 8 von 10 ausgezeichneten Firmen externe Dienstleister hinzu.
  • 70 Prozent der ausgezeichneten Intranets bauen auf SharePoint auf. Die Unternehmen haben an der Lösung jedoch weitreichende individuelle Anpassungen vorgenommen.

 

Mitarbeiterkommunikation: einfach und günstig zum Video

Intranet Videos sind ein adäquates Mittel in der Mitarbeiterkommunikation. Das belegen zahlreiche Untersuchungen über die allgemeinen Trends zu den Erwartungen und zum Verhalten der User. Viele Führungskräfte haben längst den Nutzen von Bewegtbild im Intranet erkannt: ob zur Change-Kommunikation, zur preiswerten Erläuterung  neuer Methoden und Prozesse,  zum anschaulichen Transport von Themen wie Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, als Teaser für Veranstaltungen oder weiterführende Fachliteratur und zur Software-Schulung.

Bedingungen bei Bewegtbild im Intranet

Bewegtbild im Web ist also ein hilfreiches Instrument, aber wie an die Sache ran gehen? Schließlich wissen die Fachabteilungen zwar um die Wichtigkeit ihrer eigenen Themen, um den Nutzen des Mediums Video. Allerdings fehlt es für die mediengerechte Umsetzung  häufig an Know-How. Und es braucht Mut, trotz eigener Fachfremdheit, hier eine eigenständige Entscheidung zu fällen, denn Kontrollinstanzen in Form hauseigener Experten für interne Kommunikation sind häufig nur begrenzt oder gar nicht vorhanden. Solche Instanzen würden vielen Video-Projekten schon kostenmäßig den Garaus machen. So bleiben der Fachabteilung die Möglichkeiten, nach subjektiven Kriterien zu urteilen oder sich restlos externen Experten auszuliefern.

Das zweite Problem: Eigentlich dürfen hilfreiche Videos zur Mitarbeiterkommunikation in vielen Fällen gar nichts kosten, oder zumindest möglichst wenig. Die Budgets sind schmal – vor allem im Vergleich zur externen Kommunikation – und das auch trotz Aussicht auf mittelfristige Einsparungen durch den Einsatz von Intranet Videos (z. B. weniger Schulungen, weniger Reisekosten, besseres Verständnis etc.). Intranet Video verkauft eben nicht sofort, sondern wirkt langfristig.

Günstige und nachvollziehbare Produktion durch Baukasten

Deshalb muss Videoproduktion in der Mitarbeiterkommunikation zwei  Voraussetzungen tragen, um nicht vorzeitig zu scheitern oder eine wirkungsfreie Eintagsfliege zu bleiben:

  • Die Produktion muss günstig sein und dennoch das Kommunikationsziel erreichen
  • Die Produktionsplanung muss für Laien übersichtlich und nachvollziehbar bleiben

Dabei hilft meines Erachtens eine Gleichteilestrategie. In Maschinenbauunternehmen oder der Autoindustrie ist die Gleichteilestrategie ein alter Hut. Die Verwendung von Teilen und ganzen Baugruppen in mehreren Produkten spart Kosten. Als die Gleichteilestrategie noch nicht so perfektioniert war, bemerkte das der Endkunde (z.B. „Spiegeleischeinwerfer“ am teuren und weniger teuren Sportwagen aus Stuttgart). Heute ist das weit weniger der Fall. In der Medienproduktion ist das Prinzip nach wie vor selten anzutreffen und noch weniger perfektioniert. Gleichteileproduktionen werden vom Rezipienten gern als das erkannt, was sie allzu häufig sind: unindividuell, unspezifisch, optischer Trash. Deshalb habe ich einen illustrierten Baukasten entwickelt, in dem abgebildet sind:

  • sämtliche Darstellungsformen, die sich momentan für eine Mitarbeiterkommunikation mittels Bewegtbild im Intranet eignen
  • zerlegt in ihre einzelnen Elemente (standardisierte Gleichteile)
  • zusammensetzbar zu individuellen Produktionen
  • optional zu ergänzen mit weiteren Medien (Fotostrecke, Präsentationen, Text, etc.)

Video-Planung auf Fachebene

Dieser Videobaukasten ist mehr ein kleiner „Katalog“, das muss ich zugeben. Aber die Erfahrung mit meinen Kunden zeigt mir, dass dieses Instrument die Entwicklung und Planung interessanter, unterhaltsamer und optisch ansprechender Videos und Video-Reihen möglich macht, die messbar auf die Kommunikationsziele einzahlen. Und das sowohl auf Fachabteilungs- als auch auf Projektebene. Die Mitarbeiter der Fachabteilungen werden dabei nicht von außen eines Bessern belehrt, beackert und erhalten irgendwann später ein Ergebnis, das sie sich ganz anders vorgestellt hatten. Sie werden von Anfang an konsequent in die Produktion eingebunden. Am Ende eines Planungsmeetings mit dem Videobaukasten hängt auch direkt ein Preisschild an ihrem Film/ihrer Serie.

Ergebnisse der Content Studie 2011 liegen vor

Die Auswertung der Content Studie 2011 ist abgeschlossen und zeigt: Online-Redaktionen unterscheiden sich zunehmend – je nachdem, ob sie für ein Intranet oder eine Internet-Website zuständig sind.

Der Titel der aktuellen Content Studie „Emanzipation des Intranets – Collaboration liegt im Trend“ bringt diese Entwicklung auf den Punkt.

Das Zuständigkeitenprofil eines Online-Redakteurs wird immer umfangreicher. Neben den „üblichen“ Tätigkeiten wie Texterstellung und -überarbeitung kommt vor allem der Konzeption einer Website eine immer größere Bedeutung zu. Insgesamt wird von Online-Redakteuren zunehmend Multitasking gefragt. Diese Mehrfachbelastung kann sich negativ auf die Qualität des Contents auswirken.

Unterschiede zeigen sich beim Vergleich der Zuständigkeiten von Internet- und Intranet-Redakteuren. Während im Internet Text- und Suchmaschinenkompetenz groß geschrieben werden, sind Intranet-Redakteure hauptsächlich mit konzeptionellen Aufgaben betraut.

Die Content Studie verdeutlich einmal mehr, dass sich das Berufsbild des Online-Redakteurs sich im Wandel befindet und dass die Anforderungen an Online-Redakteure steigen.

Zum ersten Mal widmete sich eine Content Studie der Collaboration Software Microsoft SharePoint, auf interessante Ergebnisse haben wir bereits hingewiesen.

Der Studienbericht ist ab sofort bestellbar.

SharePoint setzt sich in Unternehmen durch

Eine Business-Plattform erobert die Geschäftswelt

Die Auswertung der aktuellen Content Studie befindet sich in den letzten Zügen. Vorab veröffentlichen wir erste Ergebnisse zum Schwerpunktthema der Studie, dem Einsatz von Microsoft SharePoint in Unternehmen.

Collaboration-Funktionalitäten als Erfolgsfaktor

Microsoft SharePoint setzt sich als Plattform für Zusammenarbeit in Unternehmen immer stärker durch. Die Teilnehmer der Studie heben insbesondere die Collaboration-Funktionalitäten für den Auftritt im Intranet hervor. Das Urteil der Mitarbeiter fällt grundsätzlich positiv aus, doch bei genauem Hinschauen kommt SharePoint nur bei rund der Hälfte der 187 befragten Betriebe gut an.

Vor allem große Unternehmen setzen auf SharePoint

Nahezu 30 Prozent aller in der Content Studie 2011 befragten Unternehmen bestätigen, dass sie SharePoint nutzen. Je größer die Unternehmen, desto höher ist die Anwendungsquote von SharePoint. Bei Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern liegt der Wert sogar bei mehr als 50 Prozent.

Bei den genannten Verwendungszwecken stehen die interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Intranet mit 91 Prozent unangefochten an Platz 1. Die Nutzung von SharePoint als Extranet liegt bei 21 Prozent, die als Internet bei nur 12 Prozent.

Alles dreht sich um die interne Kommunikation

Bei der Nutzung der Zusammenarbeitsmöglichkeiten im Intranet dominieren die Funktionalitäten, die der internen Kommunikation und Zusammenarbeit dienen:

Die Collaboration-Funktionalitäten dominieren.

Die Unternehmen sehen SharePoint als Mitarbeiterportal an, mit dem der Informationsaustausch und das Wissens- sowie Dokumentenmanagement zwischen den Mitarbeitern gefördert werden soll.

Zufriedene SharePoint-Nutzer durch optimierte Workflows

Die Unternehmen, deren Mitarbeiter SharePoint positiv bewerten und den Mehrwert der Software hervorheben, nutzen das Collaboration-Tool vor allem für die Projektsteuerung. Gründe hierfür können vielfältiger Art sein

  • Einfache Berechtigungsvergabe in Projekträumen auf Mitarbeiterebene
  • Effiziente Projekt- und Teamsteuerung via Kalenderfunktionen, Listentypen etc.
  • Orts- und zeitunabhängige Dokumentenverwaltung via Dokumentenbibliotheken und Webparts
  • Unkompliziertes Einbinden interaktiver Elemente wie Blogs, Foren oder Wikis.

Ein weiteres akzeptanzförderndes Element ist in der Kompatibilität von SharePoint und MS Office-Produkten zu erkennen. Dies erleichtert ein Importieren und Exportieren von MS-Dokumenten.  Mit der Kombination von MS Office 2010 und MS SharePoint 2010 greift der Anwender auf zusätzliche Features zurück, die den Arbeitsalltag vereinfachen können.

Die Content Studie 2011 ist bald erhältlich

SharePoint scheint sich auf dem Markt der Business-Plattformen durchzusetzen. Der Studienbericht der Content Studie 2011 erscheint in Kürze. Wir dürfen gespannt sein, welche weiteren Erkenntnisse über die „Vormachtstellung“ von MS SharePoint die Content Studie ans Tageslicht  bringen wird.